Wynajem mieszkania wiąże się z przekazaniem obcej osobie w użytkowanie swojego majątku, wartego setki tysięcy, a czasem nawet miliony złotych. Wiele osób zadaje sobie pytanie, jak zweryfikować najemcę. Zrobienie tego nie jest proste, ze względu na prawne ograniczenia i RODO, ale jak najbardziej wykonalne. Mądrze poprowadzona weryfikacja nie zlikwiduje całkowicie ryzyka, ale pomoże je zminimalizować. Zobacz jak to zrobić.
Na końcu artykułu znajdziesz bonus dla wytrwałych czytelników.

0. Spis treści.

1. Jak jest na Zachodzie?
2. Jak zweryfikować najemcę krok po kroku.
3. Sprawdzenie najemcy w Krajowym Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych.
4. Kaucja weryfikuje najlepiej.
5. Bonus 1: 5 rzeczy, które ochronią Cię przed nieuczciwym lokatorem.

1. Jak jest na Zachodzie?

W krajach zachodnich z rozwiniętą kulturą najmu proces wynajmu mieszkania jest dużo bardziej skomplikowany niż w Polsce. Co więcej, przypomina on rozmowę kwalifikacyjną niż zwykłe podpisanie umowy. W krajach takich jak Wielka Brytania, Szwajcaria czy USA, proces ten ma charakter konkursu. Zainteresowani składają swoje dossier, w skład którego wchodzi często zaświadczenie o zarobkach, oświadczenie o niekaralności, ocena kredytowa czy nawet listy polecające od poprzednich wynajmujących. Tak skomplikowany system ma odsiać potencjalnie najbardziej ryzykownych kandydatów, którzy mogliby być źródłem problemów.

Dla porównania jak to wygląda w Polsce? Jedyną formą weryfikacji najemcy jest spisanie jego danych z dowodu osobistego. Dodatkowe elementy są raczej kwestią indywidualną, gdyż nie ma żadnego zbioru dobrych praktyk, który byłby niepisanym standardem. Może czas to zmienić?

2. Jak zweryfikować najemcę krok po kroku.

Pierwszym krokiem który musisz wykonać do zweryfikowania najemcy jest umiejętnie poprowadzona rozmowa, połączona z obserwacją naszego rozmówcy i potencjalnego klienta. Powinieneś się dowiedzieć dlaczego poszukuje mieszkania, jak się dogadywał z poprzednim właścicielem etc. Uważnie obserwuj odpowiedzi, być może Warto też dopytać się o sytuację finansową osoby. Koniecznie dowiedz się, czy posiada umowę na czas nieokreślony.
Możesz również poprosić o wizytówkę firmową lub kontakt do miejsca zatrudnienia. Możesz spróbować zadzwonić za jakiś czas na recepcję i poprosić zainteresowanego do telefonu. Zasadniczo zaświadczenie o zarobkach czy wyciąg z konta można sfabrykować. Nie zmienia to faktu, że w przypadku kontaktu z osobami trzecimi pole do oszustwa jest już ograniczone.

Kolejnym krokiem jest ankieta danych osobowych. Jest to element konieczny każdej umowy najmu. Powinieneś uzupełnić umowę danymi z dowodu osobistego najemcy, przy jednoczesnym sprawdzeniu jego autentyczności. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości bez wahania proś o dodatkowy dokument tożsamości celem potwierdzenia tych danych. Pamiętaj również, że poprawne spisanie wszystkich niezbędnych danych nie tylko zabezpiecza umowę, ale również jest niezbędne do uruchomienia odpowiedniego aparatu prawnego, jeśli będzie to konieczne.

W weryfikacji potencjalnego lokatora może Ci pomóc kontakt z poprzednimi najemcami. Warto się dowiedzieć jakie były jego stosunki z poprzednimi właścicielami oraz co o nim myślą. Nie chodzi tylko o wypłacalność oraz potencjalne zniszczenia, ale również czy był lokatorem z rodzaju „problematycznych” oraz jak wiele czasu trzeba było mu poświęcać.
Oczywiście tego typu informacje osoba odpowiednio zmotywowana może bez większego wysiłku podrobić, podając kontakt do znajomego. Przepuszczając informacje przez filtr zdrowego rozsądku można uzyskać bardzo pomocne wnioski.

3. Sprawdzenie najemcy w Krajowym Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych.

Jedną z lepszych odpowiedzi na pytanie jak zweryfikować najemcę, jest sprawdzenie jego stanu w Krajowym Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Rejestr dostępny jest pod tym linkiem, i umożliwia sprawdzenie wybranej osoby. Wystarczy do tego imię i nazwisko lub numer PESEL. Wprawdzie rejestr nie jest idealny i ma swoje ograniczenia, ale na pewno dostarczy nam wielu przydatnych informacji.

Zgodnie z literą prawa (art. 55 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym), do KRDN wpisuje się:

• osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie upadłości został prawomocnie oddalony;
• osoby fizyczne jeżeli umorzono prowadzoną przeciw nim egzekucję, gdyż z egzekucji nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów egzekucyjnych;
• wspólników ponoszących odpowiedzialność za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem, jeżeli ogłoszono upadłość spółki lub jeżeli wniosek o ogłoszenie jej upadłości został prawomocnie oddalony, ponieważ majątek dłużnika nie wystarcza na pokrycie kosztów postępowania;
• dłużników, którzy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku;
• osoby, które przez sąd upadłościowy zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, fundacji lub stowarzyszeniu;
• dłużników alimentacyjnych, u których powstała zaległość na okres dłuższy niż 6 miesięcy;
• Do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych wpisuje się również na wniosek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych posiadającego tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko osobie fizycznej dłużnika, który w terminie 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia nie uregulował stwierdzonej tytułem wykonawczym należności.

4. Kaucja weryfikuje najlepiej.

Moim zdaniem jednym z lepszych, jeśli nie najlepszym sposobem na weryfikację potencjalnego najemcy jest wymaganie odpowiednio wysokiej kaucji za mieszkanie. Zasadniczo powinna ona wynosić minimum 1,5-2 miesięczny czynsz, ale im więcej tym lepiej. Pamiętaj, że nie możesz przekroczyć wartości 12 miesięcznego czynszu. Zabezpieczy ona potencjalne straty spowodowane nieuczciwym najemcą. Poza tym ryzyko utraty znacznych pieniędzy zmniejszy chęć na nieuczciwe praktyki.

5. Bonus 1: 5 rzeczy, które ochronią Cię przed nieuczciwym lokatorem.

#1 Do umowy dołączaj regulamin najmu. Powinien być on dołączony do umowy i podpisany przez lokatora. Możesz zamieścić w nim wszystkie swoje uwagi i zastrzeżenia. Może być to określenie ilości mieszkających osób w czasie wynajmu, zapis czy zgadzasz się na dzieci, zwierzęta, palenie etc. W razie sporu sądowego podpisany przez lokatora dokument będzie działał na Twoją korzyść.

#2 Rób dokładne protokoły zdawczo-odbiorcze z pełną listą wyposażenia. Koniecznie z dokumentacją fotograficzną. Protokół powinien uwzględniać wszystkie sprzęty i powierzchnie, a nawet ich stan. Ten dokument będzie podstawą do zatrzymania kaucji w razie konieczności. Zwiększy to również Twoje szanse na uzyskanie zadowalającego odszkodowania przed sądem.

#3 Jeśli wynajmujesz jedno mieszkanie, podpisuj umowę o najem okazjonalny. Ten punkt akurat jest oczywisty. Dzięki poświadczeniom notarialnym będziesz w stanie praktycznie od razu eksmitować lokatora zalegającego z opłatami.

#4 Jeśli możesz, nie wynajmuj całego mieszkania. Może nie jest to punkt do końca etyczny, ale czasami dobrze jest wpisać w umowę jedynie część mieszkania. Mimo to, lokator będzie korzystał z całego. Np: dysponując mieszkaniem 2-pokojowym w umowę wpisujemy pokój + udział w przestrzeni wspólnej. Taka konstrukcja umowy zapobiegnie fortyfikowaniu się lokatora w mieszkaniu, a Ty będziesz mógł do niego wejść. Gdy w umowie wynajmujesz całe mieszkanie, możesz wejść jedynie za jego zgodą.

#5 Każda komunikacja z lokatorem powinna się odbyć na nośniku trwałym. Jeśli czegoś nie ma na papierze to można uznać, że nie istnieje. Tak więc najlepiej, aby komunikacja z lokatorem odbywała się poprzez SMS lub E-mail. Po rozmowie telefonicznej dobrze jest wysłać wiadomość z podsumowaniem treści rozmowy. Z kolei ponaglenia do zapłaty koniecznie wysyłaj listem poleconym. Będzie to konieczne do egzekucji komorniczej lub wpisania do Krajowego Rejestru Długów (KRD podaje w swoich materiałach marketingowych, że nawet 50% osób, których informowano o możliwości wpisu do rejestru i jego konsekwencjach regulowało swoje długi natychmiast (źródło). Nie jestem w stanie zweryfikować, na ile jest to prawda, ale spróbować nie zaszkodzi).

#6 Umowa powinna zawierać informacje o konsekwencjach porzucenia lokalu. Jest to kolejny, niekoniecznie etyczny punkt który mimo wszystko zapewnia kolejną warstwę ochrony, jeśli wystąpi konieczność „siłowego” wyrzucenia najemcy z lokalu. Będziesz mógł wówczas wejść do lokalu pod obecność najemcy, a w razie sporu twierdzić, że lokator nie został wyrzucony a po prostu porzucił mieszkanie. To diametralnie zmienia postać rzeczy, ale jest to działanie na granicy legalności, więc korzystaj z tego w ostateczności!

Podsumowanie – jak zweryfikować najemcę

Nieuczciwi lokatorzy są największym ryzykiem na rynku wynajmu mieszkań. Wprowadzone RODO i inne akty prawne uniemożliwiają skuteczną i jednoznaczną weryfikację naszego potencjalnego najemcy. Obecnie musimy kierować się poszlakami i zdrowym rozsądkiem, chcąc mieć pewność komu powierzymy naszą własność. Powinniśmy się więc chwytać wszystkich dostępnych i legalnych metod, ponieważ pozbywając się patologii rynku naprawiamy go. W końcu nie ma co się dziwić wynajmującego, który po nieprzyjemnych przejściach jest nieufny i stawia wygórowane wymagania wszystkim kolejnym zainteresowanym. Przez to nieuczciwi lokatorzy szkodzą nade wszystko tym uczciwym.

Podróże kształcą. Miałem okazję się dowiedzieć, że w Wielkiej Brytanii funkcjonują organizacje zrzeszające wynajmujących (ang. Landlord Association), które świadczą wszelką pomoc. Tego typu organizacje w samym Londynie mają 100’000 członków! (A mimo to nie ma w nich konkurencji, jest za to wzajemna pomoc.) Może i w Polsce warto by było rozpocząć taką działalność. Oprócz pomocy jak zweryfikować najemcę organizacja prowadziłaby działalność na zauważalną skalę, tak aby mieć jakiś wpływ na rynek i chociaż częściowo go uzdrowić.

Oto inne artykuły dotyczące wynajmu i nieruchomości inwestycyjnych, które mogą Ci pomóc:

Jak wybrać mieszkanie na wynajem. Poradnik.

Wynajem mieszkań – jak zacząć od zera.

Kupno mieszkania – tanio i dobrze – czy to możliwe?

A jakie jest Wasze zdanie w tym temacie? Koniecznie się nim podzielcie w komentarzach! Taka wymiana opinie będzie pomocna i pouczająca.
Jeśli artykuł był dla Was pomocny przekażcie go znajomym lub podzielcie się nim na swoim Facebooku.